La création d'un avis de renouvellement de bail est une étape cruciale pour assurer la continuité de votre contrat de location. Suivez ces étapes détaillées pour garantir une procédure fluide et efficace :
Étape 1 : Accéder à l'onglet Baux
Commencez par cliquer sur l'onglet Baux dans la colonne de gauche de votre tableau de bord. Cet onglet regroupe tous les baux actuellement en vigueur et ceux en cours de traitement.
Étape 2 : Sélection du Bail à Renouveler
Dans la liste des baux, sélectionnez celui que vous souhaitez renouveler. Notez que le bail doit être signé et actif pour que vous puissiez créer un avis de renouvellement. Assurez-vous que le bail n'est pas expiré ou en attente de signature.
Étape 3 : Création de l'Avis de Renouvellement
Cliquez sur le bouton bleu Créer avis de renouvellement. Ce bouton vous dirigera vers un formulaire où vous pourrez entrer les informations nécessaires pour le renouvellement du bail.
Étape 4 : Remplir les Informations Nécessaires
Remplissez toutes les sections du formulaire avec précision :
Dates du Renouvellement : Indiquez les nouvelles dates de début et de fin du bail renouvelé.
Montant du Loyer : Entrez le montant du loyer pour la nouvelle période. Assurez-vous de saisir le montant exact convenu avec le locataire.
Explications et Autres Modifications : Ajoutez toute explication ou modification des termes du bail. Cela peut inclure des changements dans les règles de la propriété ou des ajustements spécifiques convenus avec le locataire.
Programmation de l'Envoi : Choisissez la date et l'heure à laquelle l'avis de renouvellement sera envoyé au locataire.
Option de Délais/Rappels : Configurez les délais et les rappels pour vous assurer que le locataire répond à temps. Vous pouvez définir des rappels automatiques pour éviter les oublis.
Étape 5 : Prévisualisation et Vérification
Avant d'envoyer l'avis de renouvellement, prenez le temps de prévisualiser et de vérifier toutes les informations. Cette étape est cruciale pour éviter toute erreur ou omission.
Étape 6 : Envoi de l'Avis de Renouvellement
Après vérification, terminez l'avis de renouvellement. L'avis sera automatiquement envoyé par courriel au(x) locataire(s). Ces derniers pourront répondre directement en ligne en choisissant l'une des trois options suivantes :
J'accepte le renouvellement du bail avec ses modifications.
Je refuse les modifications proposées et je renouvelle mon bail.
Je ne renouvelle pas mon bail et je quitterai le logement à la fin du bail.
Étape 7 : Réponse du Locataire
Réponse Positive aux Modifications : Si le locataire accepte les nouvelles conditions, le bail sera reconduit automatiquement avec les modifications apportées.
Non-Renouvellement du Bail : Si le locataire refuse le renouvellement, le bail prendra fin à la date prévue initialement et le locataire quittera le logement.
Réponse Négative aux Modifications mais Renouvellement du Bail : Si le locataire refuse les modifications mais souhaite renouveler le bail, une négociation peut être nécessaire pour parvenir à un accord.
